Un / Une Assistant(e) Back Office - Poste basé à Levallois Perret

Entreprise

Filiale du groupe SQLI, SQLI Institut accompagne ses entreprises partenaires dans leur transformation digitale en proposant des formations sur-mesure dans les domaines relatifs aux nouvelles technologies et à l’informatique.


Notre offre de formation s’adresse à des entreprises clientes de taille et de secteurs d’activités variés (Grands Comptes, PME PMI, ESN, …) implantés sur tout le territoire national.


Nous recherchons aujourd’hui un (e) Assistant (e) Back Office pour notre siège situé à Levallois-Perret.

Poste

Missions :
L’assistant(e) Back Office contribue au bon fonctionnement de l’agence par la prise en charge des processus siège en lien avec la force de vente, la comptabilité et le contrôle de gestion. La valeur ajoutée de son rôle s’apprécie en particulier au travers de son efficacité, de son autonomie et de sa rigueur dans la gestion des processus qu’il /elle gère.

Activités principales :


Gestion des bons de commandes des Chargés d’Affaires
• Vérifier, après le contrôle du Directeur d’Agence, que les informations fournies par les commerciaux via les FSI (Fiche de Suivi Interne) sont complètes pour les sessions Inter entreprise,
• Saisir des informations dans l’ERP interne,
• Assurer la logistique (préparation et vérification des salles de formation), reprographie/mise à disposition des supports de cours et de tout document nécessaire au bon déroulement de la formation,
• Gérer les convocations,
• Accueillir les intervenants externes et les stagiaires,
• Commander les formateurs, supports de cours et tous les éléments nécessaires à la production d’une session de formation,
• Editer les liasses pédagogiques (feuilles de présence vierge, évaluation et dossier formateur).

Facturation 
• Après la formation, récupérer les feuilles de présence et d’évaluation afin d’assurer la facturation des sessions,
• Récupérer le cas échéant les prises en charge des OPCO,
• FAE (Factures A Emettre) : informer tous les mois des opérations qui n’ont pas pu être facturées faute d’éléments.

Gestion des impayés
• Suivi et collaboration avec l’Equipe Administration des ventes du Groupe SQLI des impayés pour accélérer le paiement des factures.

Réservation et facturation des bénéfices des bons de Microsoft Software Assurance

Missions transverses
• Gestion du courrier entrant/sortant

Rattachement hiérarchique
• Dépend directement de la Responsable ADV

Profil

Profil recherché :
• Niveau BAC+2/3 Formation généraliste (BTS, DUT, Faculté) avec expérience
• Expérience au sein d’un service formation (connaissance de la législation et des règles du métier) ou administration des ventes serait un plus
• Maîtrise des outils bureautiques type Pack Office (Excel, Word, Outlook)
• Connaissance du processus comptable et de contrôle de gestion
• Organisation et capacité à gérer de la documentation papier et numérique
• Sens de la confidentialité
• Aisance avec les chiffres
• Autonomie
• Qualités relationnelles

Salaire23 à 26 KE selon expérience

 

Poste à pourvoir à compter de mars 2020

 

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